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Réglement privacy

Règlement relatif à la protection des données à caractère personnel des travailleurs dans le cadre de leur dossier personnel et des données salariales

 

 

 

Règlement relatif à la protection des données à caractère personnel des travailleurs dans le cadre de leur dossier personnel et des données salariales

 

 

Avant-propos

L’entreprise s’engage à respecter rigoureusement toutes les dispositions légales relatives à la protection des données à caractère personnel dans le cadre de la collecte et du traitement des données à caractère personnel de ses travailleurs.

La présente politique traite notamment de la protection des données à caractère personnel lors de leur traitement dans le cadre du dossier personnel et des données salariales.

La présente politique contient et décrit :

  • la nature des données à caractère personnel traitées : quelles données concernant le travailleur sont traitées ?
  • les différentes finalités du traitement des données à caractère personnel : pourquoi ces données sont-elles traitées ?
  • les droits du travailleur à l’égard du traitement des données à caractère personnel le concernant : quels droits le travailleur a-t-il à l’égard des données à caractère personnel le concernant ?
  • les garanties et la sécurité des données à caractère personnel : comment les données à caractère personnel des travailleurs sont-elles protégées ?
  • les règles relatives à l’échange mutuel de données : qui peut consulter les données à caractère personnel considérées ?

 

La présente politique s’applique à tous les travailleurs liés à l’employeur par un contrat de travail, mais aussi aux personnes :

  • qui ne sont plus en service, mais à propos desquelles l’employeur est encore tenu légalement de conserver certaines données ;
  • qui sont en contact avec l’employeur dans le cadre d’une procédure de recrutement en cours.

 

Lorsque, dans le présent règlement, il est question des "travailleurs", ces 2 catégories de personnes sont également visées.

 

  1. Nature et traitement des données à caractère personnel : quelles sont les données traitées ?

 

    1. Nature des données à caractère personnel

 

Toutes les données qui découlent de l’application de dispositions légales réglementaires ou conventionnelles relatives à l’emploi.

En résumé, il s’agit des données concernant :

  • le statut et l’assujettissement au droit du travail, au droit social et au droit fiscal ;
  • les présences et absences et leur interprétation ;
  • les composantes de la rémunération, leur importance, leur paiement et leur évolution ;
  • tous les autres aspects légaux, réglementaires et conventionnels de l’administration du personnel (p. ex. dans le cadre d’assurances contre les accidents du travail, de la médecine du travail, du contrôle médical de l’incapacité de travail, des assurances extralégales octroyées par l’employeur...).

 

Plus concrètement, il s’agit des données suivantes :

  • données d’identification (nom, adresse, numéro de registre national, numéro de carte d’identité...)
  • données financières (numéro de compte bancaire…)
  • caractéristiques personnelles (âge, sexe, état civil, permis de travail…)
  • si nécessaire : données physiques (taille, poids… p. ex. pour les vêtements de travail…)
  • données concernant certaines habitudes de vie (particularités relatives aux voyages et déplacements, décorations civiques, informations relatives à un accident…)
  • composition du ménage (personnes à charge, date de naissance des enfants…)
  • affiliations (uniquement si des cotisations sont payées par l’employeur)
  • caractéristiques du logement (uniquement si logement mis à disposition par l’employeur)
  • données relatives à la formation et à l’apprentissage, dont les formations suivies, les formations planifiées, les besoins en formation... (congé-éducation, promotion...)
  • horaires de travail
  • données relatives à la profession et à l’emploi, plus précisément le dossier personnel :
  • description de fonction
  • données nécessaires pour déterminer la rémunération, dont le salaire, la rémunération variable, l’évaluation des prestations, les primes, l’assurance de groupe, les avantages en nature…
  • récapitulatif des présences et absences
  • accords et objectifs que le travailleur doit atteindre dans sa fonction
  • résultats d’évaluations
  • compétences que le travailleur doit avoir ou acquérir
  • numéro de registre national (en tant que numéro d’identification fiscale et en relation avec les organismes de sécurité sociale)
  • certaines données judiciaires ayant une influence sur le contrat de travail (détention provisoire, saisie sur salaire…)
  • le cas échéant : convictions politiques, philosophiques ou religieuses (pour l’application du petit chômage pour communion, fête de la jeunesse laïque, congé politique…)
  • le cas échéant : affiliation à un syndicat (dans le cadre des conseils d’entreprise, comités pour la prévention et la protection au travail)
  • affiliation à une mutualité (dans les dossiers d’accident...)
  • données administratives et médicales (pourcentages d’incapacité de travail, certificats médicaux, enquêtes dans le domaine HR,…)
  • numéros de plaque des voitures de société
  • données de planification de carrière.

 

    1. Renseignements personnels

 

Le travailleur communiquera toutes les informations pertinentes dont l’employeur a besoin.

Au moment de son engagement ou lorsque de nouvelles mesures sont appliquées, le travailleur communiquera à l’employeur tous les renseignements nécessaires en vue de l’accomplissement des formalités obligatoires, soit dans le domaine de la législation sociale, soit en vue de l’ouverture, de la suspension ou de la suppression du droit à des indemnités et autres allocations.

L’employeur se réserve le droit de demander une copie des diplômes et/ou certificats obtenus si ces documents sont importants dans la fonction exercée par le travailleur. L’employeur traitera les renseignements collectés avec la confidentialité requise. Il peut les lire, mais pas les conserver.

Toute modification apportée aux renseignements personnels initiaux (changement d’adresse, d’état civil, de charge de famille, etc.) sera communiquée spontanément et sans délai, par écrit à l’ALE ou par e-mail (adresse e-mail : dmFsbGVwaW4uY2F0aGVyaW5lQGdtYWlsLmNvbQ==) au Département des Ressources Humaines.

Le travailleur est responsable de la non-information ou de l’information tardive de l’employeur et, le cas échéant, devra rembourser les indemnités, allocations ou interventions indument perçues.

    1. Données à caractère personnel protégées

 

Certaines données sont traitées uniquement dans le but d’octroyer un avantage au travailleur.

  • Les "données sensibles" peuvent être traitées lorsqu’elles sont nécessaires en vue de l’exécution des droits et obligations du maître du fichier qui découlent du droit du travail.

Article 8 de la Loi du 8 décembre 1992.

Article 9 du Règlement général sur la protection des données.

Articles 25 à 27 inclus de l’AR du 13 février 2001.

  • "L’affiliation a une mutualité" peut être traitée en vue de satisfaire un intérêt légitime de l’intéressé si le traitement vise à octroyer un avantage réel et pour autant que l’intéressé ne s’oppose pas au traitement.

Articles 25 à 27 de l’AR du 13 février 2001.

    1. Traitement des données à caractère personnel

Les données à caractère personnel sont traitées avec la prudence requise.

Les données à caractère personnel dont l’employeur dispose, peuvent être obtenues tant du travailleur que via d’autres canaux d’information.

Si l’employeur n’obtient pas les données à caractère personnel du travailleur, le travailleur en est informé dans un délai raisonnable.

Le traitement de ces données est régi par la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l’égard des traitements de données à caractère personnel, ainsi que par le Règlement 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.

Le responsable du traitement est l’employeur.

Vous trouvez ci-après de plus amples informations sur les droits du travailleur dans le cadre de ce traitement et sur la sécurité du traitement.

 

 

 

  1. Finalités du traitement de données à caractère personnel : pourquoi ces données sont-elles traitées ?

 

    1. Généralités

 

Les données à caractère personnel des travailleurs sont traitées :

  • en vertu de lois, règlements et instructions aux niveaux régional, fédéral et international en matière de droit du travail, droit de la sécurité sociale, droit fiscal, y compris les conventions collectives de travail, les contrats de travail individuels et le règlement de travail ;
  • dans le cadre du contrat de travail ;
  • en raison d’un intérêt justifié du responsable du traitement ou d’un tiers.

 

Une vaste quantité de données à caractère personnel est traitée dans le cadre du dossier personnel et de l’administration des salaires. Ces données sont requises en vertu de lois, règlements et instructions aux niveaux régional, fédéral et international en matière de droit du travail, droit de la sécurité sociale, droit fiscal, y compris les conventions collectives de travail, les contrats de travail individuels et le règlement de travail. Le cas échéant, les finalités seront formulées plus clairement et communiquées au travailleur.

Les données à caractère personnel sont essentiellement utilisées aux fins de la gestion des salaires, avec l’aide éventuelle d’un secrétariat social, ainsi qu’aux fins de l’administration du personnel. Elles sont traitées dans le cadre du contrat de travail. Il s’agit essentiellement de données qui figurent sur le compte individuel annuel du travailleur. Les données à caractère personnel tirées d’évaluations du travailleur ou de la surveillance du travailleur seront également traitées en raison de l’existence d’un contrat de travail. Si ces informations sont utilisées à d’autres fins, le travailleur en sera informé en temps utile selon les règles légales.

Différentes données seront par ailleurs traitées en raison d’une obligation légale qui incombe à l’employeur ou lorsque le traitement est nécessaire et raisonnable pour défendre les intérêts du responsable du traitement (employeur) ou d’un tiers. Le cas échéant, l’employeur en informera le travailleur en temps utile.

Enfin, dans certains cas, le traitement de données à caractère personnel sera basé sur le consentement exprès du travailleur.

Ces données ne seront pas utilisées à des fins autres que la gestion du personnel ou l’administration des salaires. Si ces données sont utilisées à des fins autres que la gestion du personnel ou l’administration des salaires, le travailleur en sera informé dans les plus brefs délais selon les règles légales.

    1. Situations particulières

 

Dans certaines situations particulières, il arrive que d’autres données soient traitées en sus des données énumérées ci-dessus. En voici un aperçu :

 

Données à caractère personnel

Fondement juridique

Finalités

Durée de conservation

  • Géo-localisation
  • Intérêt justifié
  • Consentement du travailleur
  • Sécurité du travailleur
  • Protection de la voiture de société
  • Besoins professionnels de transport et de logistique
  • Exercice d’un contrôle sur le travail du travailleur

Aussi longtemps que nécessaire à la réalisation du contrat de travail et conformément aux éventuels délais légaux et délais de pres-cription en vigueur

  • Vidéo-surveillance
  • Dans le cadre de la convention
  • Intérêt justifié
  • Consentement du travailleur
  • Sécurité et santé
  • Protection des biens de l’entreprise
  • Contrôle du processus de production
  • Contrôle du travail du travailleur

Aussi longtemps que nécessaire à la réalisation du contrat de travail et conformément aux éventuels délais légaux et délais de pres-cription en vigueur

  • Contrôle des e-mails et d’internet
  • Dans le cadre de la convention
  • Intérêt justifié
  • Consentement du travailleur
  • Prévention de faits illicites/diffamatoires, contraires aux bonnes mœurs ou susceptibles de porter atteinte à la dignité d’autrui
  • Protection d’intérêts commerciaux, économiques et financiers auxquels est attaché un caractère de confidentialité et lutte contre les pratiques contraires
  • Sécurité et/ou bon fonctionnement technique des systèmes informatiques en réseau, protection physique des installations de l’entreprise
  • Respect de bonne foi des principes et règles d’utilisation des technologies en réseau fixés dans l’entreprise

Aussi longtemps que nécessaire à la réalisation du contrat de travail et conformément aux éventuels délais légaux et délais de pres-cription en vigueur

  • Photos du travailleur
  • Consentement du travailleur
  • Intérêt justifié
  • Identification plus aisée du travailleur

Aussi longtemps que nécessaire à la réalisation du contrat de travail et conformément aux éventuels délais légaux et délais de pres-cription en vigueur

  • GSM
  • Numéros de téléphone
  • Données relatives à des abonnements
  • Factures
  • Intérêt justifié
  • Obligation légale
  • Dans le cadre du contrat
  • Consentement du travailleur
  • Vérification des numéros de téléphone pour les factures
  • Dépassement des montants octroyés
  • Vérification des numéros des clients

Aussi longtemps que nécessaire à la réalisation du contrat de travail et conformément aux éventuels délais légaux et délais de pres-cription en vigueur

  • Enregistrement du temps de travail
  • Intérêt justifié
  • Obligation légale
  • Dans le cadre du contrat
  • Consentement du travailleur
  • Obligation du temps de travail pour les temps partiel
  • Vérification des dossiers par l’Onem, les lois sociales, les mutuelles, le secrétariat social, les assurances, les organismes de paiement

Aussi longtemps que nécessaire à la réalisation du contrat de travail et conformément aux éventuels délais légaux et délais de pres-cription en vigueur

 

  1. Droits du travailleur à l’égard du traitement de données à caractère personnel le concernant : quels droit le travailleur a-t-il à l’égard des données à caractère personnel le concernant ?

 

    1. Droit d’accès et de copie

 

Le travailleur est toujours autorisé à accéder à son dossier et à en demander une copie.

Les travailleurs ont le droit d’accéder aux données à caractère personnel les concernant qui sont traitées par l’employeur, et de savoir pourquoi l’employeur traite ces données, d’où il les tient et qui les reçoit.

En l’occurrence, le travailleur a également le droit de savoir pendant combien de temps l’employeur envisage de conserver les données, si les données sont utilisées en vue d’une prise de décision automatisée et si l’employeur a l’intention d’envoyer ces données vers un pays tiers.

Si le travailleur souhaite faire usage de ce droit, il peut adresser une demande écrite ou électronique au responsable du traitement, à savoir Vallepin Catherine. Cette demande est gratuite.

L’employeur communique les informations demandées, par écrit ou par voie électronique, dans un délai raisonnable. Si le travailleur en fait la demande, les informations peuvent lui être communiquées verbalement, à condition que l’identité de l’intéressé ait été établie par d’autres moyens.

Le travailleur a également droit à une copie des données à caractère personnel le concernant qui sont traitées. Si le travailleur introduit sa demande par voie électronique et qu’il ne sollicite pas un autre mode de communication, ces informations lui sont communiquées sous forme électronique.

Dans le cas où les fiches de paie sont mises à la disposition du travailleur par voie électronique, il peut consulter ces données à tout moment.

 

 

 

    1. Droit de rectification

Le travailleur peut demander à ce que les données à caractère personnel (inexactes) le concernant soient rectifiées ou complétées.

L’employeur s’engage à satisfaire cette demande dans les plus brefs délais.

    1. Droit à l’effacement (droit à l’oubli)

 

Le travailleur a le droit d’obtenir l’effacement des données à caractère personnel le concernant.

L’employeur est tenu de satisfaire cette demande du travailleur dans un délai raisonnable, par exemple, dans les situations suivantes :

  • Lorsque les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées ;
  • Lorsque le traitement reposait exclusivement sur le consentement du travailleur et que celui-ci retire son consentement ;
  • Lorsque, pour des raisons fondées, le travailleur s’oppose au traitement ;
  • Lorsque l’employeur ne disposait pas d’un fondement juridique pour traiter les données.

Cette demande d’effacement de données à caractère personnel ne peut être refusée par l’employeur que si elle est justifiée, comme lors de l’exercice ou de la défense de droits en justice ou en raison d’une obligation légale de tenue de certaines données.

    1. Droit à la limitation du traitement

 

Le travailleur peut demander à l’employeur de ne traiter les données à caractère personnel le concernant qu’à des conditions strictes.

Le travailleur peut demander à l’employeur de limiter le traitement des données à caractère personnel le concernant s’il conteste l’exactitude des données, que le traitement est illicite ou que l’employeur n’a plus besoin des données aux fins du traitement.

Dans ce cas, les données à caractère personnel ne pourront être traitées qu’aux conditions suivantes :

  • avec le consentement du travailleur ;
  • et en vue d’une action en justice ou pour la protection des droits d’autrui.
    1. Droit d’opposition

 

Un travailleur peut s’opposer au traitement.

Un travailleur a le droit de s’opposer au traitement de données à caractère personnel le concernant, y compris à un profilage fondé sur ces dispositions. Le traitement cesse alors, sauf s’il est nécessaire au respect des législations sociale et fiscale, à la défense des intérêts de l’employeur ou d’un tiers ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

 

 

 

    1. Droit à la portabilité des données

 

Un travailleur peut demander que ses données soient transmises.

Pour tous les traitements de données à caractère personnel fondés sur le consentement exprès ou sur un contrat, un travailleur a le droit de demander à l’employeur de recevoir ses données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.

Par ailleurs, le travailleur a le droit de transmettre ensuite ces données à un autre employeur ou responsable du traitement.

    1. Droit d’introduire une réclamation

 

Un travailleur a le droit d’introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données (il s'agit, jusqu'au 25 mai 2018, de la Commission vie privée).

Le travailleur peut toujours introduire une réclamation concernant le traitement de données à caractère personnel auprès de l’autorité compétente dans l’État membre dans lequel se trouve sa résidence habituelle, son lieu de travail ou le lieu où la violation aurait été commise.

En Belgique, une plainte peut être introduite auprès de la Commission vie privée belge : Commission de la Protection de la Vie Privée, Rue de la presse 35, 1000 Bruxelles (tél.: +32 22744800; fax: +32 22744835, e-mail: Y29tbWlzc2lvbkBwcml2YWN5Y29tbWlzc2lvbi5iZQ==). A partir du 25 mai 2018, cette commission devient l'Autorité de protection des données.

Le travailleur peut par ailleurs, à tout moment, introduire une réclamation au niveau civil. Si, par exemple, il devait subir un dommage suite au traitement de ses données personnelles, il pourra demander des dommages et intérêts.

    1. Droit de retirer son consentement

 

Un travailleur peut à tout moment retirer son consentement.

Lorsque le traitement des données personnelles est basé sur le consentement du travailleur, celui-ci peut retirer son consentement à tout moment. Si ce retrait a lieu, il ne remet pas en cause la légitimité du traitement qui a été effectué sur la base de l'accord donné par le travailleur avant le retrait.

 

  1. Garanties et sécurité des données à caractère personnel : comment les données à caractère personnel sont-elles protégées ?

 

    1. Sécurité des données à caractère personnel

 

L’employeur met tout en œuvre pour garantir le respect des mesures techniques et organisationnelles visant à assurer la sécurité du traitement des données à caractère personnel. Cette sécurité est garantie par des outils de haute technologie et par la qualité du personnel. Le personnel est tenu au secret professionnel.

S’il est fait appel à l’envoi/la tenue électronique de certains documents sociaux :

 

Si certains documents sont transmis électroniquement au travailleur (p. ex. la fiche de paie) et tenus électroniquement, cela se fait par l’intermédiaire du secrétariat social, qui applique des normes strictes en matière de sécurité. Les travailleurs peuvent trouver davantage d’informations sur ce service dans un avenant à leur règlement de travail (p. ex. Doccle…).

Lors de la transmission de données à caractère personnel à des pays tiers, les garanties appropriées seront offertes par l’employeur ou le consentement du travailleur sera demandé.

 

    1. Responsable du traitement et délégué à la protection des données

 

Le responsable du traitement - employeur - veille à l’exactitude et à la pertinence des données à caractère personnel traitées. Il veille à ce qu’elles soient conformes à la réglementation applicable.

Le travailleur peut toujours contacter le responsable du traitement, ou le représentant du responsable du traitement, pour exercer ses droits ou demander des informations complémentaires.

Le cas échéant, le délégué à la protection des données veillera au respect de la protection des données à caractère personnel.

 

  1. Durée de conservation des données à caractère personnel

 

Les données à caractère personnel traitées seront conservées par l’employeur aussi longtemps que nécessaire pour l’administration des salaires (c’est-à-dire le temps nécessaire pour atteindre la finalité), pour l’application de dispositions légales et réglementaires (p. ex. délais de conservation et de prescription) et de dispositions découlant d’une convention collective ou pour autant que nécessaire à la réalisation des finalités du traitement.

Le dossier personnel sera conservé jusqu’à la fin de la relation de travail, sauf si une législation dispose que le dossier personnel ou une partie du dossier personnel doit être conservé dans l’organisation pendant une plus longue période. Par exemple, en vue d’une action en justice.

 

  1. Règles relatives à l’accès aux données et à l’échange de données : qui peut consulter les données à caractère personnel ?

 

    1. Consultations de données

 

Seuls les membres du personnel habilités par l’employeur et les personnes que l’entreprise désigne, sont autorisées à consulter en interne les données à caractère personnel. Ces personnes ont raisonnablement besoin des données en raison des tâches qui leur sont confiées ou des nécessités du service. L’entreprise prévoit un système d’accès limité et un niveau de sécurité approprié.

    1. (Catégories de) personnes à qui les données à caractère personnel sont transmises (communications externes)

 

Les communications de données à caractère personnel à des tiers sont limitées à l’application de dispositions légales et réglementaires ou si les communications sont nécessaires à l’exécution normale de la gestion du personnel ou de l’administration des salaires, telles les communications aux services publics, aux organismes de sécurité sociale et aux institutions coopérantes de sécurité sociale.

 

Dans des circonstances exceptionnelles, des données personnelles sont transmises à des tiers, tels que :

  • Nom, prénom, adresse, registre national, compte bancaire et fonction sont transmis aux mutuelles respectives des travailleurs afin que cellesci puissent effectuer les missions qui leurs sont dévolues ;
  • Nom, prénom, adresse et fonction sont transmis au CA et à l’AG de l’ALE en vue d’approbation lors des réunions ;
  • Nom, prénom et n° de téléphone sont transmis aux utilisateurs titresservices en vue de permettre le contact entre le client et le travailleur et inversément ;
  • Nom, prénom, adresse sont transmis aux organismes de paiement (tels que syndicats, Capac), afin que ceuxci puissent effectuer les missions qui leurs sont dévolues ;
  • Nom, prénom, adresse et registre national sont transmis au Forem en vue de vérification éventuelle pour un dossier personnel ;
  • Nom, prénom, adresse et registre national sont transmis à l’Onem en vue de vérification éventuelle pour un dossier personnel ;
  • Nom, prénom, adresse, registre national et fonction des travailleurs titresservices sont transmis aux organismes de formation afin que ceux-ci puissent effectuer les missions qui leurs sont dévolues par l’ALE ;
  • Nom, prénom, adresse, registre national et fonction des administrateurs de l’ALE sont transmis aux Moniteur Belge afin que celuici puisse effectuer les missions qui lui sont dévolues ;
  • Nom, prénom, adresse, registre national et compte bancaire sont transmis à notre huissier ou notre avocat afin que celuici puisse effectuer les missions dévolues par l’ALE (impayés).

 

Certaines données à caractère personnel sont également transmises à des sous-traitants, tels que :

  • L'information relative au payroll est transmise aussi bien à notre secrétariat social Securex pour l'administration des salaires qu'aux autorités publiques compétentes en vertu des dispositions légales (ex. : services judiciaires belges et/ou étrangers, Police, instances de sécurité sociale, les impôts français pour les nonrésidents, service public fédéral des finances, etc.) ;
  • Les informations nécessaires sont transmises au fournisseur Sodexo pour l'octroi des titresrepas et/ou éco-chèques ; dès que les données sont transférées, Sodexo a l’entière responsabilité du traitement des données ;
  • Nom, prénom, adresse et fonction sont transmis au service externe pour la prévention et la protection au travail (SEPP) Securex, afin que celuici puisse effectuer les missions qui lui sont dévolues ;
  • Nom, prénom, adresse, fonction et risque professionnel à la compagnie d'assurance Ethias pour l'assurance du risque sur les accidents du travail : Ethias ;
  • Nom, prénom, adresse et n° de compte à la banque Belfius en vue du paiement des salaires, frais, … ;

 

L'employeur peut être contraint à transmettre des données personnelles sur requête judiciaire ou pour assurer le respect d'une loi ou autre réglementation impérative.

 

Une convention de traitement de données est conclue avec les sous-traitants mentionnés ci-dessus afin, notamment, de protéger et de sécuriser en suffisance les données personnelles du travailleur.

 

Ce règlement entre en vigueur le : 25 mai 2018.

Date et signature :

Le 25 mai 2018

Le Président de l’ALE,

 

Jacques Maesschalck

 

 

Accusé de réception

 

 

Je déclare avoir reçu un exemplaire du ‘Règlement relatif à la protection des données à caractère personnel des travailleurs dans le cadre de leur dossier personnel et des données salariales’. J’en ai attentivement pris connaissance et en accepte intégralement le contenu.

 

 

 

 

 

 

 

…………………………….                               ……………………………

Prénom, Nom                                                Signature du travailleur

                                                                    (Précédé de la mention

manuscrite lu et approuvé)

 

 

 

NOTE EXPLICATIVE DU RÈGLEMENT

relatif à la protection des données à caractère personnel des travailleurs dans le cadre de leur dossier personnel et des données salariales

 

Le RGPD impose deux obligations majeures à l’employeur :

 

  • informer le travailleur au sujet du traitement des données à caractère personnel ; et
  • documenter tous les traitements de données à caractère personnel dans un registre de données.

 

  1. L’employeur satisfait-il à son obligation d’information envers les travailleurs au moyen du présent document ?

Obligation dinformation de lemployeur

Le travailleur doit être informé de ses droits, mais aussi des obligations de l’employeur, de façon à garantir la transparence de l’ensemble du traitement des données à caractère personnel le concernant. Cette obligation de l’employeur n’est pas nouvelle, mais elle a été considérablement étendue (des informations supplémentaires doivent être communiquées) et est à présent clairement contraignante.

Quelles informations lemployeur doit-il communiquer et à quel moment ?

Le travailleur doit savoir :

  • quelles données à caractère personnel le concernant font l’objet d’un traitement et quelle est la finalité de ce traitement ;
  • d’où ces données proviennent : du travailleur lui-même ou d’autres sources ;
  • qui sera autorisé à les consulter ;
  • pendant combien de temps elles seront conservées ;
  • si elles sont amenées à être envoyées en dehors de l’UE et, si oui, quels sont ses droits ;
  • qui il peut contacter concernant le traitement de ses données ;
  • de quels droits il dispose pour pouvoir contrôler le traitement de ses données ;

L’employeur doit communiquer ces informations à son travailleur à chaque fois qu’il collecte des données à caractère personnel le concernant, sauf si le travailleur dispose déjà de ces informations.

Règlement relatif à la protection des données à caractère personnel des travailleurs dans le cadre de leur dossier personnel et des données salariales

Une politique de confidentialité énumère les droits du travailleur et l’informe également du traitement des données à caractère personnel le concernant.  Une politique de confidentialité dans laquelle toutes ces informations sont clairement exposées permet en principe à l’employeur de satisfaire à son obligation d’information pour toute la durée du contrat de travail avec le travailleur.

L’employeur doit donc fournir un document informatif à ses travailleurs. Même si le règlement de travail mentionne que les règles relatives à la protection des données à caractère personnel seront observées, le RGPD n’est respecté que si le vade-mecum renferme une politique de confidentialité ou un autre document informatif.

Il va de soi que l’employeur a la faculté de compléter ou d’adapter ce document.  Dans ce cas, il faut veiller à respecter les modalités de contrôle prévues.  En cas de doute, consultez votre Legal Advisor ou votre consultant.

  1. Ce règlement doit-il faire partie du règlement de travail ?

Ce règlement peut (mais ne doit pas) faire partie intégrante de votre règlement et y être annexé. En centralisant toutes les directives destinées aux travailleurs dans un seul document, vous limiterez le nombre de règlements en vigueur au sein de l’entreprise.

N’oubliez pas, lorsque vous modifiez le règlement de travail, de suivre la procédure prévue dans la loi du 8 avril 1965 instituant les règlements de travail.

Vous pouvez également joindre séparément ce règlement au contrat de travail du travailleur ou le considérer tout simplement comme un document s’appliquant à l’ensemble du personnel de votre entreprise, sans faire partie intégrante de votre règlement de travail.  Si vous choisissez cette dernière option, nous vous conseillons de consigner la manière dont tous les travailleurs en ont été informés.

 

  1. Que faut-il encore compléter dans ce règlement ?

 

Si vous disposez, au sein de votre entreprise, de systèmes spécifiques de protection des données, tels que la surveillance par caméras), la géolocalisation, l'enregistrement du temps de travail, le contrôle de l'e-mail ou l'usage de l'internet, … vous pouvez mentionner cette situation spécifique dans le tableau du point 2,b de ce règlement. Cela vous évitera de compléter chaque règlement/policy séparément (p. ex., votre règlement relatif à la surveillance caméra, votre règlement internet). Vous pourrez donner à votre travailleur les informations nécessaires via le présent règlement.

Enfin, il est important de compléter au point 6, b de ce règlement à quels tiers vous communiquez les données personnelles de votre travailleur.

  1. Quelle procédure devez-vous suivre pour adapter ce règlement ?

Ce règlement doit être introduit en concertation avec les travailleurs :

  • si vous décidez de le faire figurer parmi les annexes à votre règlement de travail, cette concertation doit se dérouler selon la procédure prévue en cas de modification du règlement de travail ;
  • si vous décidez de le joindre au contrat de travail de vos travailleurs, vous devez disposer de l’accord individuel de chacun d’entre eux ;
  • si ce règlement ne fait pas partie de votre règlement de travail et n’est pas joint non plus au contrat de travail de vos travailleurs, vous pouvez en informer le conseil d’entreprise ou, à défaut, le comité pour la prévention et la protection au travail ou, à défaut, la délégation syndicale. En l’absence de délégation syndicale, vous devez informer tous les travailleurs. Vous pouvez également informer le travailleur de l’existence de ce document en utilisant d’autres canaux.